سازمان به عنوان یک سیستم

- تعریف سیستم

سیستم عبارت است از مجموعه‌ای از اجزای مرتبط با یکدیگر و به هم پیوسته، با یک منظومه پیچیده و ترکیبی از اجزا و اعضایی که این مجموعه را نظم بخشیده و بصورت یکپارچه در می‌آورد. بطور کاملتر می‌توان گفت سیستم عبارت است از مجموعه وظایف مرتبطی که با اجرای آنها هدف سازمان به مرحله عمل در می‌آید.

هر سیستم از بخش‌ها و سیستم های فرعی تشکیل می‌شود، هر سیستم فرعی نیز از اجزائی تشکیل ‌می‌گردد. سازمان نیز یک سیستم اجتماعی متشکل از سیستم های فرعی است.

- انواع سیستم ها

سیستم ها با توجه به ارتباط با محیط دو گروه هستند:

• سیستم بسته: سیستم بدون ارتباط با محیط خود و با توجه به مکانیسم از قبل تعیین شده داخلی خود به تعادل ساکن می‌رسد.
• سیستم باز: سیستم با محیط بطور دائم در حال تعامل است و با توجه به تاثیر محیط بر آن، به یک تعادل پویا دست می‌یابد و خود را دائما با محیط خود منطبق می‌سازد.

منابع انسانی بدون شک مهم‌ترین جزء از اجزای سازمان است. سازمان جزء سیستم‌های باز به شمار می‌آیند و در آن رشد و تکامل از طریق ارتباط دایم با محیط خارجی دیده می‌شود و نه تنها باید خود را با محیط خارج سازگار سازد بلکه باید خود را با عوامل متغیر داخلی نیز منطبق ‌کند.

استقرار مکانیسم بازخور برای حفظ تعادل پویای سیستم سازمان ضروری است. این مکانیسم موجب می‌شود سیستم دائما اطلاعات لازم درباره عملکرد خود بدست آورده و چنانچه عملکرد سیستم با معیار و نتیجه مطلوب مطابقت نداشته باشد سیستم بصورت خودکار در جهت برطرف کردن انحراف تنظیم می‌شود.

- مجموعه و سیستم

چند عنصر در کنار یکدیگر را مجموعه می‌گویند و سیستم مجموعه ای از عناصر است که با یکدیگر ارتباط متقابل دارند و هدف یا اهداف خاصی را دنبال می‌کنند. می‌توان گفت مجموعه اجتماعی از چند جزء است و سیستم به معنای یک کل.

سیستم دارای هم افزایی است به این مفهوم که بازده مجموع افراد از جمع بازده تک تک افراد بیشتر می‌باشد یعنی مثلا 4>2+2 است.

- آنتروپی

آنتروپی یعنی گرایش یک سیستم به سوی بی نظمی، اختلال و فقدان هدف. آنتروپی مخل نظم موجود در سیستم است و اصولا اصطلاح آنتروپی به گرایش سیستم به زوال یا فروپاشی اشاره دارد و به دو دسته تقسیم می‌شود:

الف- آنتروپی مثبت: خلاف جهت سیستم عمل می‌کند و تمایل برای عدم تعادل دارد.

ب-آنتروپی منفی: خلاف جهت آنتروپی مثبت عمل می‌کند و سعی در بقای سیستم دارد.

سیستم های بسته تمایل به جمع‌آوری آنتروپی دارند در حالی که سیستم های باز ضد آنتروپی هستند و تمایل به کاهش و از دست دادن آنتروپی دارند. سیستم بسته چون انرژی و داده‌های جدید را از محیط خود دریافت نمی‌کند به مرور زمان به ضعف می‌گراید. سیستم های باز آنتروپی منفی داشته و می‌تواند خود را تجدید قوا کرده و ساختارش را حفظ کند چراکه توانایی دریافت انرژی بیش از آنچه صرف تولید میکند را داراست. عوامل آنتروپیک مواردی از قبیل ضایعات در تولید، کندی در سرعت تولید، روشهای تولید منسوخ، فرسودگی تجهیزات، هزینه های سرباری بالا، رشد نیروی کار اضافی، کم کاری و بی برنامگی و ... را شامل می‌شود. این عوامل باید در نظام سازمانی حذف یا تضعیف شده به حداقل کاهش یابند در غیر اینصورت زمانی فرا خواهد رسید که سازمان به نقطه نابودی یا تعطیل شدن خواهد رسید.

- نحوه نگرش سیستمی

طرز تفکر سیستمی یک شیوه نظری برای برخورد با مسائل و تجزیه و تحلیل آنها است. در این طرز تفکر بجای جزء نگری و تحلیل مجرد پدیده ها، نگرش ترکیبی، جامع و نظام گرایانه مطرح است و همبستگی و ارتباط بین اجزاء سیستم و تعامل آن با محیط اطراف مورد بررسی قرار می‌گیرد.